Arbejdsmarkedets Feriefonds persondatapolitik

Hvad er baggrunden for denne information?

Ifølge lov om behandling af personoplysninger (persondataloven) og forordning af 2016/679 (EU-databeskyttelsesforordningen) har du ret til at blive informeret om, hvordan Arbejdsmarkedets Feriefond behandler dine personoplysninger.

Arbejdsmarkedets Feriefond prioriterer datasikkerhed højt og behandler, opbevarer og videregiver derfor kun personoplysninger som led i vores myndighedsvaretagelse og i henhold til de gældende databeskyttelsesretlige regler.

Arbejdsmarkedets feriefonds behandling af persondata

Arbejdsmarkedets Feriefond er dataansvarlig for behandlingen af dine persondata
Arbejdsmarkedets Feriefond er dataansvarlig i mfa. databeskyttelsesforordningens artikel 4, nr. 7, og afgør, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling af personoplysninger, inden for fondens myndighedsområde.

Hvilke aktiviteter i Arbejdsmarkedets Feriefond indebærer persondata?

Arbejdsmarkedets Feriefond er en offentlig selvejende institution og behandler personoplysninger som led i varetagelsen af de opgaver, vi som myndighed er pålagt i medfør af ferieloven. Du kan læse ferieloven her: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2021/230.

De aktiviteter, Arbejdsmarkedets Feriefond udfører, og som nødvendiggør behandling af persondata, er navnlig følgende:

  • At opkræve og inddrive den feriegodtgørelse, som arbejdsgiverne ikke allerede har afholdt til lønmodtageren, anden feriefond eller FerieKonto. Ved denne aktivitet skal arbejdsgiverne henholdsvis FerieKonto give Arbejdsmarkedets Feriefond oplysninger om de feriedage og beløb, der ikke er afregnet, og knytte relevante personoplysninger til for så vidt angår de lønmodtagere, der kan have feriepenge til gode. Hvis en arbejdsgiver har indbetalt feriepenge til FerieKonto, og beløbet ikke er kommet til udbetaling til lønmodtagere, overføres en andel af de uhævede feriepenge til Arbejdsmarkedets Feriefond.
  • At afregne de feriepenge til lønmodtagerne, som de har krav på, selv om feriepengene ikke længere er aktuelle, inden for forældelsesfristen på 5 år efter ferieårets udløb. Når en lønmodtager ansøger om at få udbetalt feriepenge, indgår både oplysninger om feriedage og personlige oplysninger, så Arbejdsmarkedets Feriefond kan sikre, at rette person får udbetalt rette beløb.
  • At opkræve de feriepenge fra lønmodtagere, som har modtaget feriepenge, de ikke var berettigede til, fordi de samtidig havde andet forsørgelsesgrundlag.
  • At udøve tilsyn som fondsmyndighed med de private feriefonde. Som en del af dette arbejde indgår navne, mailadresser og telefonnumre på bestyrelsesmedlemmer samt eventuelle andre kontaktpersoner.
  • At behandle ansøgninger fra civilsamfundsorganisationer om tilskud til ferieophold. Arbejdsmarkedets Feriefond uddeler midler til ferieformål i form af ferieophold til vanskeligt stillede familier og børn, som kan ansøges af civilsamfundsorganisationer. Som led i ansøgningen indgår navne, mailadresser og telefonnumre på driftsansvarlig og eventuelle andre kontaktpersoner hos civilsamfundsorganisationerne, ligesom navn på bestyrelsesformand oplyses ved indgåelse af partnerskabsaftale.
  • At administrere låneaftaler indgået med natur- og kulturinstitutioner i forbindelse med afvikling af restlån. Arbejdsmarkedets Feriefond har registreret navne, mailadresser og telefonnumre på driftsansvarlig og eventuelle andre kontaktpersoner.

Arbejdsmarkedets Feriefond behandler endvidere i et vist omfang oplysninger til brug for statistik, herunder for at kunne tilrettelægge og estimere ressourcer m.v. gennem udarbejdelse af ledelsesinformation mv.

Hvilke persondata opbevarer Arbejdsmarkedets Feriefond?

Arbejdsmarkedets Feriefond behandler kun personoplysninger i det omfang, det er sagligt, proportionalt og nødvendigt at behandle disse oplysninger i forbindelse med varetagelsen af fondens opgaver efter ferieloven.

For lønmodtagere er der tale om almindelige personoplysninger i form af navn, adresse, telefonnummer og mailadresse, identifikationsoplysninger (CPR-nr.) og kontooplysninger, arbejdsgiver og arbejdssted, lønmodtager-kategori (timelønnet, ophørt funktionær eller månedslønnet i fortsat beskæftigelse), oplysninger om feriedage og den økonomiske værdi af feriedagene, gældsforhold (hvis gæld til fonden). Der behandles ikke følsomme personoplysninger, bortset fra i de tilfælde, hvor sådanne oplysninger måtte være fremsendt uopfordret til fonden.

For arbejdsgivere, bevillingsansøgere, private feriefonde og eksterne samarbejdspartnere behandler Arbejdsmarkedets Feriefond almindelige personoplysninger i form af kontaktoplysninger, typisk navn, mailadresse, telefonnummer, arbejdsgiver og arbejdssted samt evt. stillingsbetegnelse. For it-samarbejdspartnere desuden brugeroplysninger. Der behandles ikke følsomme personoplysninger, bortset fra i de tilfælde, hvor sådanne oplysninger måtte være fremsendt uopfordret til fonden.

Når du anvender Arbejdsmarkedets Feriefonds hjemmeside, www.aff.dk , efterlader du elektroniske spor via din ip-adresse. Arbejdsmarkedets Feriefonds hjemmeside gør alene brug af nødvendige cookies, der er relateret til hjemmesidens funktionalitet. Ønsker du at sikre dig mod brug af cookies, skal du slå cookies fra i din browser.

Hvordan får Arbejdsmarkedets feriefond dine persondata?

Arbejdsmarkedets Feriefond modtager personoplysninger om lønmodtagere fra arbejdsgivere, FerieKonto, Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering, Gældsstyrelsen samt eventuelt andre offentlige myndigheder i Danmark. Personoplysninger kan også være oplyst af den enkelte lønmodtager eller kontaktperson hos arbejdsgiver, civilsamfundsorganisation eller privat feriefond. Der kan desuden være tale om, at oplysninger er videregivet fra Arbejdsmarkedets Feriefonds revisor, advokat eller andre samarbejdspartnere.

Det drejer sig først og fremmest om almindelige personoplysninger, herunder oplysninger om navn, adresse og øvrige identifikationsoplysninger, oplysninger om arbejdsgiver og arbejdssted, lønmodtagerkategori (timelønnet, ophørt funktionær eller månedslønnet i fortsat beskæftigelse), konto- og lønoplysninger, oplysninger om feriepenge samt oplysninger om personnummer.

Arbejdsmarkedets Feriefond behandler endvidere ansøgninger fra civilsamfundsorganisationer om tilskud til ferieophold, og i den forbindelse modtager og behandler fonden efter omstændighederne almindelige personoplysninger om bl.a. navn og kontaktoplysninger vedrørende kontaktpersonen mv. hos den pågældende civilsamfundsorganisation, der ansøger om tilskud.

Hvis en lønmodtager har modtaget feriepenge, som den pågældende ikke var berettiget til, registrerer Arbejdsmarkedets Feriefond desuden lønmodtagerens gæld samt information om eventuelt påbegyndt fogedretssag og eventuelle udlæg, som fonden måtte foretage i lønmodtagerens aktiver.

I visse sjældnere tilfælde kan der også være tale om behandling af følsomme personoplysninger, herunder oplysninger om fagforeningsforhold samt oplysninger om helbredsforhold. Det kan f.eks. være tilfældet, hvis du er eller har været repræsenteret af din fagforening, som derfor fremgår af de sagsakter, som sendes til Arbejdsmarkedets Feriefond.

Vores behandling af de nævnte oplysninger sker som led i Arbejdsmarkedets Feriefonds varetagelse af sine opgaver som offentlig myndighed, herunder for at Arbejdsmarkedets Feriefond kan sikre din ret til feriepenge i henhold til lovgivningen herom samt at inddrive feriepenge, som er uretmæssigt udbetalt. Arbejdsmarkedets Feriefond behandler som nævnt desuden personoplysninger i forbindelse med sin behandling af ansøgninger om tilskud til ferieophold.

De oplysninger, som vi behandler, vil efter omstændighederne blive registreret i fondens sagsbehandlingssystem (WorkZone) og i vores økonomisystem (Business Central). Styringsredskaber, kontaktpersonlister m.v. registreres i vores forretningssystem Office365.

Retsgrundlaget for vores behandling

Grundlaget for vores behandling af almindelige personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, der fastsætter, at behandling kan ske, hvis det er nødvendigt for, at den dataansvarlige kan overholde en retlig forpligtelse, der påhviler denne, og artikel 6, stk. 1, litra e, om behandling, der er nødvendig af hensyn til offentlig myndighedsudøvelse samt databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 og 2, om behandling, som er nødvendig for at beskytte den dataansvarliges eller den registreredes arbejdsretlige forpligtelser eller rettigheder, eller for at forfølge en legitim interesse mv., som udspringer af anden lovgivning eller kollektive overenskomster. Vores behandling af oplysninger om personnummer sker i medfør af databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

I det omfang Arbejdsmarkedets Feriefond undtagelsesvist behandler følsomme personoplysninger, sker dette i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f og artikel 10 samt databeskyttelseslovens § 7, stk. 1, § 8 og § 12, stk. 1 og 2.

Legitime interesser

Som det fremgår ovenfor, vil vores behandling af personoplysninger i visse tilfælde være baseret på bestemmelsen i databeskyttelseslovens § 12, stk. 2. Efter denne bestemmelse må der foretages behandling af personoplysninger i forbindelse med ansættelsesforhold omfattet af artikel 6, stk. 1, og artikel 9, stk. 1, hvis behandlingen er nødvendig for, at den dataansvarlige eller en tredjemand kan forfølge en legitim interesse som udspringer af anden lovgivning eller kollektive overenskomster, medmindre den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder går forud herfor. Vi vil i disse tilfælde foretage en konkret vurdering af på den ene side hensynet til bl.a. den registreredes interesse i, at oplysninger om den pågældende ikke behandles, og på den anden side hensynet til de saglige interesser som taler for, at Arbejdsmarkedets Feriefond kan behandle oplysningerne med henblik på at kunne udføre sine myndighedsopgaver, herunder i forbindelse med sin administration i henhold til ferielovgivningen mv.

Videregivelse af oplysninger

Som led i vores sagsbehandling kan det være nødvendigt at videregive dine personoplysninger til andre som led i myndighedsbehandlingen. Dette vil altid ske inden for rammerne af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesloven samt de øvrige regler, vi som offentlig myndighed er underlagt.

De offentlige myndigheder, som Arbejdsmarkedets Feriefond om nødvendigt videregiver oplysninger til, er Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering, FerieKonto/ATP, Beskæftigelsesministeriet, Lønmodtagernes Garantifond, Gældsstyrelsen, Fogedretten og andre offentlige myndigheder i Danmark. Arbejdsmarkedets Feriefond er også underlagt arkivloven og videregiver derfor personoplysninger til Statens Arkiver, når de indgår i afleveringspligtige dokumenter.

Ud over at Arbejdsmarkedets Feriefond i visse tilfælde videregiver oplysninger som nævnt ovenfor, kan FerieKonto/ATP og Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering i visse situationer også indhente oplysninger fra Arbejdsmarkedets Feriefond til brug for disse myndigheders administration efter ferieloven samt med henblik på registersamkøring i kontroløjemed.

Derudover videregiver eller overlader Arbejdsmarkedets Feriefond om nødvendigt dine personoplysninger til fondens bankforbindelser, fondens revisorer og advokater samt it-konsulenter og eventuelle andre relevante tredjemænd.

Opbevaring af personoplysninger

I medfør af de databeskyttelsesretlige regler må vi som offentlig myndighed registrere og behandle personoplysninger, når det er nødvendigt som led i vores arbejde som myndighed. Vi skal desuden som udgangspunkt opbevare sagens oplysninger, så vi efterfølgende kan dokumentere sagens forløb.

Det følger af de offentligretlige regler, herunder notat- og journaliseringspligten samt arkivlovgivningen, at offentlige myndigheder kun i mindre omfang vil kunne slette personoplysninger. Vi opbevarer dog naturligvis kun dine personoplysninger i vores sagsbehandlingssystemer, så længe det er nødvendigt for, at vi kan varetage vores opgaver.

Arbejdsmarkedets Feriefond har udarbejdet en slettepolitik for hvor længe vi i almindelighed opbevarer de forskellige kategorier af sager/personoplysninger i vores sagsbehandlingssystemer, og hvornår oplysningerne i givet fald som udgangspunkt enten slettes eller overgår til opbevaring på arkiv i henhold til arkivreglerne samt øvrige relevante regelsæt. Slettepolitikken tager sigte på dels at sikre, at vi alene opbevarer personoplysninger, så længe det er nødvendigt af hensyn til opgavevaretagelsen, dels at sikre at relevante oplysninger ikke slettes, før lønmodtagers og arbejdsgivers og andre registreredes mulighed for at gøre et retskrav gældende ikke længere er til stede. Arbejdsmarkedets Feriefond har på den baggrund besluttet, at der i almindelighed skal ske sletning af en sags oplysninger i vores systemer 10 år efter sagens afslutning.

Oplysningerne vil som nævnt blive afleveret til opbevaring på Statens Arkiver, hvis dette følger af arkivreglerne.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven som udgangspunkt en række rettigheder i forhold til vores behandlinger af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

  1. Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
    Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
  2. Ret til berigtigelse (rettelse)
    Du har ret til at bede om at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. Du har også ret til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige og/eller ajourførte.
  3. Ret til sletning
    I visse tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Det bemærkes, at Arbejdsmarkedets Feriefond som offentlig myndighed er underlagt en række offentligretlige regler, herunder notat- og journaliseringspligten samt arkivlovgivningen, der indebærer, at Arbejdsmarkedets Feriefond kun i begrænset omfang vil kunne slette personoplysninger.
  4. Ret til begrænsning af behandling
    Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
  5. Ret til indsigelse
    Du har ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Dette gælder dog kun, hvis vores behandling hviler på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e og f, (jf. herved databeskyttelseslovens § 12, stk. 2).
  6. Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
    Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Dataansvarlig

Arbejdsmarkedets Feriefond er dataansvarlig for de oplysninger, som indsamles og registreres til brug for myndighedens sagsbehandling mv.

Du kontakter Arbejdsmarkedets Feriefond via digital post fra din digitale postkasse eller via knappen ”digital post” fra fondens hjemmeside www.aff.dk

Hvis ikke du har NemID kan du skrive til:

Arbejdsmarkedets Feriefond
Vesterbrogade 6D, 3. sal
1620 København V

Databeskyttelsesrådgiver

Arbejdsmarkedets Feriefond har udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO). DPO’en skal blandt andet vejlede Arbejdsmarkedets Feriefond om behandling af personoplysninger og skal efterse, at Arbejdsmarkedets Feriefond overholder reglerne på databeskyttelsesområdet.

DPO’en er også kontaktpunktet for borgere og virksomheder vedrørende vores behandling af personoplysninger. Du kan henvende dig til vores DPO, hvis du f.eks. har spørgsmål om vores behandling af personoplysninger eller ønsker mere information om dine rettigheder.

Du kan kontakte vores DPO pr. almindeligt brev til vores adresse, pr. mail eller telefon:
Kontaktmail:  https://aff.dk/om-fonden/persondatabeskyttelse/kontakt-dpo/
Telefon:  33 48 70 00

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at klage til Datatilsynet over vores behandling af dine oplysninger. Datatilsynet kan kontaktes her:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
+45 33 19 32 00
dt@datatilsynet.dk

Senest revideret 9. februar 2023