Oplysning om persondata til registrerede

SÅDAN BEHANDLER ARBEJDSMARKEDETS FERIEFOND PERSONOPLYSNINGER

[Link zur deutschen Version]  [Link to english version]

1. Baggrund for denne information

Arbejdsmarkedets Feriefond behandler personoplysninger om dig som led i varetagelsen af de opgaver, som vi som myndighed er pålagt i medfør af ferieloven. At vi har registreret og behandler personoplysninger om dig elektronisk med-fører, at vi efter databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven som dataansvarlig skal give dig nogle informati-oner, bl.a. om at vi behandler, og hvordan vi behandler, dine personoplysninger.

2. Vores behandling af dine personoplysninger

2.1. Formålet med vores behandling

Arbejdsmarkedets Feriefond behandler personoplysninger om dig som led i varetagelsen af de opgaver, vi som myndig-hed er pålagt i medfør af ferieloven. Arbejdsmarkedets Feriefond er en offentlig selvejende institution, der varetager myndighedsopgaver efter ferieloven. Ferieloven skal bl.a. sikre din ret som lønmodtager til årlig ferie og feriebetaling. Du kan læse ferieloven her: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2019/1025.

De aktiviteter, Arbejdsmarkedets Feriefond udfører, og som nødvendiggør behandling af personoplysninger, er navnlig følgende:

• At opkræve og inddrive den feriegodtgørelse, som arbejdsgiverne ikke allerede har afholdt til lønmod¬tageren, anden feriefond eller FerieKonto. Ved denne aktivitet skal arbejds¬giverne henholdsvis FerieKonto give Ar-bejdsmarkedets Feriefond oplysninger om de ferie¬dage og beløb, der ikke er afregnet, og knytte relevante per-sonoplysninger til for så vidt angår de lønmodtagere, der kan have feriepenge til gode. Hvis en arbejdsgiver har indbetalt feriepenge til Ferie¬Konto, og beløbet ikke er kommet til udbetaling til lønmodtagere, overføres en andel af de uhævede feriepenge til Arbejdsmarkedets Feriefond.
• At afregne de feriepenge til lønmodtagerne, som de har krav på, selv om feriepengene ikke længere er aktuelle, inden for forældelsesfristen på 5 år efter ferieårets udløb. Når en lønmodtager ansøger om at få udbetalt ferie-penge, indgår både oplysninger om feriedage og personlige oplysninger, så Arbejdsmarkedets Feriefond kan sik-re, at rette person får udbetalt rette beløb.
• At opkræve de feriepenge fra lønmodtagere, som har modtaget feriepenge, de ikke var berettigede til, fordi de samtidig havde andet forsørgelsesgrundlag.
• At udøve tilsyn som fondsmyndighed med de private feriefonde (pr. 1. september 2020). Som en del af dette arbejde indgår navne, mailadresser og telefonnumre på bestyrelsesmedlemmer samt eventuelle andre kontakt-personer.
• At behandle ansøgninger fra civilsamfundsorganisationer om tilskud til ferieophold. Arbejdsmarkedets Ferie-fond uddeler midler til ferieformål i form af ferieophold til vanskeligt stillede familier og børn, som kan ansøges af civilsamfundsorganisationer. Som led i ansøgningen indgår navne, mailadresser og telefonnumre på driftsan-svarlig og eventuelle andre kontaktpersoner hos civilsamfundsorganisationerne, ligesom navn på bestyrelses-formand oplyses ved indgåelse af partnerskabsaftale.
• At administrere låneaftaler indgået med natur- og kulturinstitutioner i forbindelse med afvikling af restlån. Ar-bejdsmarkedets Feriefond har registreret navne, mailadresser og telefonnumre på driftsansvarlig og eventuelle andre kontaktpersoner, ligesom navne på bestyrelsesformand og andre bestyrelsesmedlemmer kan indgå.

Arbejdsmarkedets Feriefond behandler endvidere i et vist omfang oplysninger til brug for statistik, herunder for at kunne tilrettelægge og estimere ressourcer m.v. gennem udarbejdelse af ledelsesinformation mv..

2.2. Hvilke oplysninger drejer det sig om?

Arbejdsmarkedets Feriefond behandler kun personoplysninger – herunder personoplysningerne om dig – i det omfang, det er sagligt, proportionalt og nødvendigt at behandle disse oplysninger i forbindelse med varetagelsen af fon-dens opgaver efter ferieloven.

For lønmodtagere er der tale om oplysninger i form af navn, adresse, telefonnummer og mailadresse, identifikationsoplysninger (CPR-nr.) og kontooplysninger, arbejdsgiver og arbejdssted, lønmodtager-kategori (timelønnet, ophørt funktionær eller månedslønnet i fortsat beskæftigelse), oplysninger om feriedage og den økonomiske værdi af feriedagene, gældsforhold (hvis gæld til fonden) samt evt. føl-somme oplysninger der i øvrigt måtte være fremsendt til fonden.

For arbejdsgivere, bevillingsansøgere, private feriefonde og eksterne samarbejdspartnere behandler Arbejdsmarkedets Feriefond persondata i form af kontaktoplysninger, typisk navn, mailadresse, tele-fonnummer, arbejdsgiver og arbejdssted samt evt. stillingsbetegnelse. For it-samarbejdspartnere desu-den brugeroplysninger.

2.3. Hvor kommer oplysningerne fra?

Arbejdsmarkedets Feriefond modtager personoplysninger om lønmodtagere fra arbejdsgivere, FerieKonto, Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering, Gældsstyrelsen samt eventuelt andre offentlige myndigheder i Danmark. Personoplys-ninger kan også være oplyst af den enkelte lønmodtager eller kontaktperson hos arbejdsgiver, civilsamfundsorganisation eller private feriefond. Der kan desuden være tale om, at oplysninger er videregivet fra Arbejdsmarkedets Feriefonds revisor, advokat eller andre samarbejdspartnere.

Det drejer sig først og fremmest om almindelige personoplysninger, herunder oplysninger om navn, adresse og øvrige identifikationsoplysninger, oplysninger om arbejdsgiver og arbejdssted, lønmodtagerkategori (timelønnet, ophørt funkti-onær eller månedslønnet i fortsat beskæftigelse), konto- og lønoplysninger, oplysninger om feriepenge samt oplysninger om personnummer.

Arbejdsmarkedets Feriefond behandler endvidere ansøgninger fra civilsamfundsorganisationer om tilskud til ferieophold, og i den forbindelse modtager og behandler fonden efter omstændighederne oplysninger om bl.a. navn og kontaktoplys-ninger vedrørende kontaktpersonen mv. hos den pågældende civilsamfundsorganisation, der ansøger om tilskud.

Hvis en lønmodtager har modtaget feriepenge, som den pågældende ikke var berettiget til, registrerer Arbejds¬mar¬kedets Feriefond desuden lønmodtagerens gæld samt information om eventuelt påbegyndt fogedrets¬sag og eventuelle udlæg, som fonden måtte foretage i lønmodtagerens aktiver.

I visse sjældnere tilfælde kan der også være tale om behandling af følsomme personoplysninger, herunder oplysninger om fagforeningsforhold samt oplysninger om helbredsforhold. Det kan f.eks. være tilfældet, hvis du er eller har været repræsenteret af din fagforening, som derfor fremgår af de sagsakter, som sendes til Arbejdsmarkedets Feriefond.

Vores behandling af de nævnte oplysninger sker som led i Arbejdsmarkedets Feriefonds varetagelse af sine opgaver som offentlig myndighed, herunder for at Arbejdsmarkedets Feriefond kan sikre din ret til feriepenge i henhold til lovgivnin-gen herom samt at inddrive feriepenge, som er uretmæssigt udbetalt. Arbejdsmarkedets Feriefond behandler som nævnt desuden personoplysninger i forbindelse med sin behandling af ansøgninger om tilskud til ferieophold.

De oplysninger, som vi behandler, vil efter omstændighederne blive registreret i fondens sagsbehandlingssystem (WorkZone) og i vores økonomisystem (Navision). Styringsredskaber, kontaktpersonlister m.v. registreres i vores forret-ningssystem Office365.

3. Retsgrundlaget for vores behandling

Grundlaget for vores behandling af almindelige personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, der fastsætter, at behandling kan ske, hvis det er nødvendigt for, at den dataansvarlige kan overholde en retlig forplig-telse, der påhviler denne, og artikel 6, stk. 1, litra e, om behandling, der er nødvendig af hensyn til offentlig myndigheds-udøvelse samt § 12, stk. 1 og 2, om behandling, som er nødvendig for at beskytte den dataansvarliges eller den registre-redes arbejdsretlige forpligtelser eller rettigheder, eller for at forfølge en legitim interesse mv., som udspringer af anden lovgivning eller kollektive overenskomster. Vores behandling af oplysninger om personnummer sker i medfør af databe-skyttelseslovens § 11, stk. 1.

I det omfang Arbejdsmarkedets Feriefond undtagelsesvist behandler følsomme personoplysninger, sker dette i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f og artikel 10 samt databeskyttelseslovens § 7, stk. 1 § 8 og § 12, stk. 1 og 2.

4. Legitime interesser

Som det fremgår ovenfor, vil vores behandling af personoplysninger i visse tilfælde være baseret på bestemmelsen i da-tabeskyttelseslovens § 12, stk. 2. Efter denne bestemmelse må der foretages behandling af personoplysninger i forbindel-se med ansættelsesforhold omfattet af artikel 6, stk. 1, og artikel 9, stk. 1, hvis behandlingen er nødvendig for, at den dataansvarlige eller en tredjemand kan forfølge en legitim interesse som udspringer af anden lovgivning eller kollektive overenskomster, medmindre den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder går forud herfor. Vi vil i disse tilfælde foretage en konkret vurdering af på den ene side hensynet til bl.a. den registreredes interesse i, at oplysninger om den pågældende ikke behandles, og på den anden side hensynet til de saglige interesser som taler for, at Arbejdsmarkedets Feriefond kan behandle oplysningerne med henblik på at kunne udføre sine myndighedsopgaver, herunder i forbindelse med sin administration i henhold til ferielovgivningen mv.

5. Videregivelse af oplysninger

Som led i vores sagsbehandling kan det være nødvendigt at videregive dine personoplysninger til andre som led i myn-dighedsbehandlingen. Dette vil altid ske inden for rammerne af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesloven samt de øvrige regler, vi som offentlig myndighed er underlagt.

De offentlige myndigheder, som Arbejdsmarkedets Feriefond om nødvendigt videregiver oplysninger til, er Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering, FerieKonto/ATP, Beskæftigelsesministeriet, Lønmodtagernes Garantifond, Gældsstyrel-sen, Fogedretten og andre offentlige myndigheder i Danmark. Arbejdsmarkedets Feriefond er også underlagt arkivloven og videregiver derfor personoplysninger til Statens Arkiver, når de indgår i afleveringspligtige dokumenter.

Ud over at Arbejdsmarkedets Feriefond i visse tilfælde videregiver oplysninger som nævnt ovenfor, kan FerieKonto/ATP og Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering i visse situationer også indhente oplysninger fra Arbejdsmarkedets Ferie-fond til brug for disse myndigheders administration efter ferieloven samt med henblik på registersamkøring i kontroløje-med.

Derudover videregiver eller overlader Arbejdsmarkedets Feriefond om nødvendigt dine personoplysninger til fondens bankforbindelser, fondens revisorer og advokater samt it-konsulenter og eventuelle andre relevante tredjemænd.

6. Opbevaring af personoplysninger

I medfør af de databeskyttelsesretlige regler må vi som offentlig myndighed registrere og behandle personoplysninger, når det er nødvendigt som led i vores arbejde som myndighed. Vi skal desuden som udgangspunkt opbevare sagens oplysninger, så vi efterfølgende kan dokumentere sagens forløb.

Det følger af de offentligretlige regler, herunder notat- og journaliseringspligten samt arkivlovgivningen, at offentlige myndigheder kun i mindre omfang vil kunne slette personoplysninger. Vi opbevarer dog naturligvis kun dine personop-lysninger i vores sagsbehandlingssystemer, så længe det er nødvendigt for, at vi kan varetage vores opgaver.

Arbejdsmarkedets Feriefond har udarbejdet en slettepolitik for hvor længe vi i almindelighed opbevarer de forskellige kategorier af sager/personoplysninger i vores sagsbehandlingssystemer, og hvornår oplysningerne i givet fald som ud-gangspunkt enten slettes eller overgår til opbevaring på arkiv i henhold til arkivreglerne samt øvrige relevante regelsæt. Slettepolitikken tager sigte på dels at sikre, at vi alene opbevarer personoplysninger, så længe det er nødvendigt af hensyn til opgavevaretagelsen, dels at sikre at relevante oplysninger ikke slettes, før lønmodtagers og arbejdsgivers og andre registreredes mulighed for at gøre et retskrav gældende ikke længere er til stede. Arbejdsmarkedets Feriefond har på den baggrund besluttet, at der i almindelighed skal ske sletning af en sags oplysninger i vores systemer 10 år efter sagens af-slutning. Oplysningerne vil som nævnt blive afleveret til opbevaring på Statens Arkiver, hvis dette følger af arkivreglerne.

7. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven som udgangspunkt en række rettigheder i forhold til vores behandlinger af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

1. Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

2. Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. Du har også ret til at få dine oplysninger suppleret med yderlige-re oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige og/eller ajourførte.

3. Ret til sletning
I visse tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Det bemærkes, at Arbejdsmarkedets Feriefond som offentlig myndighed er underlagt en række offentligretlige regler, herunder notat- og journaliseringspligten samt arkivlovgivningen, der indebærer, at Arbejdsmarkedets Feriefond kun i begrænset omfang vil kunne slette personoplysninger.

4. Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med hen-blik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsin-teresser.

5. Ret til indsigelse
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Dette gælder dog kun, hvis vores behandling hviler på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e og f, (jf. herved databeskyttelseslovens § 12, stk. 2).

6. Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

8. Dataansvarlig

Arbejdsmarkedets Feriefond er dataansvarlig for de oplysninger, som indsamles og registreres til brug for myndighedens sagsbehandling mv.

Du kontakter Arbejdsmarkedets Feriefond via digital post fra din e-boks eller via knappen ”digital post” fra fondens hjemmeside www.aff.dk

Hvis ikke du har NemID kan du skrive til:

Arbejdsmarkedets Feriefond
Vesterbrogade 6D, 3. sal
1620 København V

9. Databeskyttelsesrådgiver

Arbejdsmarkedets Feriefond har udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO). DPO’en skal blandt andet vejlede Ar-bejdsmarkedets Feriefond om behandling af personoplysninger og skal efterse, at Arbejdsmarkedets Feriefond overhol-der reglerne på databeskyttelsesområdet.

DPO’en er også kontaktpunktet for borgere og virksomheder vedrørende vores behandling af personoplysninger. Du kan henvende dig til vores DPO, hvis du f.eks. har spørgsmål om vores behandling af personoplysninger eller ønsker mere information om dine rettigheder.

Du kan kontakte vores DPO pr. almindeligt brev til vores adresse eller pr. mail eller telefon:
Mail: dpo@aff.dk
Telefon:  33 48 70 00

10. Klage til Datatilsynet

Du har ret til at klage til Datatilsynet over vores behandling af dine oplysninger. Datatilsynet kan kontaktes her:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
+45 33 19 32 00
dt@datatilsynet.dk